Autor: Sarah

Er gehört zu den Königsdisziplinen der PR- und Marketing-Arbeit: der Messeauftritt. Das eigene Produkt oder die Dienstleistung auf einer eigens hierfür angelegten Showbühne vorzustellen, zählt in den meisten Unternehmen zu den wichtigsten Terminen des Jahres. Und von neuen Kontakten, Trends und Präsentationen mal ganz abgesehen: Die Vertriebsmitarbeiter freuen sich schon das ganze Jahr auf diese ein bis zwei Tage Dauerlächeln und Entertainment. Wie bitte, das ist nicht in jedem Unternehmen Usus? Das richtige Standpersonal zu finden, ist allerdings nicht die einzige Herausforderung – denn die fängt bereits bei der richtigen Vorbereitung an.

Einsteiger-Level: „Zieldefinition“
Aber fangen wir von vorne an: Das Wichtigste ist zunächst die Wahl der richtigen Veranstaltungsform. Denn die Auswahl der großen und kleinen Bühnen ist immens. Es gibt sie für jede Branche, zu jedem erdenklichen Thema und entweder als Kongress, Messe, Meeting oder als Konferenz. Nimmt man als Besucher, Aussteller oder Speaker teil, oder sollte man doch mit eigenem Messestand vertreten sein? Hier gilt es, zuerst die eigenen Ziele zu definieren: Möchte ich wertvolle Branchenkontakte knüpfen und netzwerken, um Partner für den Vertrieb oder die Produktion meines Angebots zu gewinnen? Möchte ich mich meiner Zielgruppe als Experte auf meinem Gebiet und kompetenter Ansprechpartner zu marktrelevanten Themen präsentieren? Oder habe ich ein neues Produkt entwickelt, das nun auf einer Fachmesse dem potenziellen Käufer vorgestellt werden soll? Nicht umsonst ist das Netz voll mit Leitfäden, nützlichen Hinweisen und Wegweisern, um die Entscheidung schneller herbeizuführen und die Planung leichter zu gestalten.

Das Timing zählt.
Eine erfolgreiche Messevorbereitung beginnt allerdings schon viel früher, denn „nach der Messe ist vor der Messe“. Neben der richtigen Veranstaltungsform ist auch das Timing entscheidend. Eine Messe, die im Juli oder August stattfindet, erscheint im Januar noch sehr weit weg. Das ist aber leider ein Trugschluss. Die Planung für ein Messejahr sollte im Optimalfall bereits im Vorjahr beginnen, denn gerade die Plätze als Speaker oder Aussteller sind rar. Vor allem auf beliebten, großen Messen ist daher eine frühzeitige Buchung erforderlich.

An alles gedacht?
Für die meisten Unternehmen ist ein Messeauftritt kein Neuland. Alleine, um sich dem Mitbewerb zu zeigen und „am Ball zu bleiben“, sind Messen häufig auch ein immer wiederkehrender Treffpunkt einer bestimmten Branche. Damit schließt sich auch bereits die nächste wichtige Frage an: Wie steche ich mit meinem Angebot aus der Fülle der Anbieter heraus? Zunächst lässt sich das mit einem gut gestalteten und platzierten Messestand beantworten. Eindeutige Logo-Platzierungen, ein durchgängiges Farb- und Design-Konzept (übrigens auch bei der Kleidung des Standpersonals), Displays und Vitrinen zur Produktpräsentation, Sitz- und Meeting-Möglichkeiten, ein Catering-Bereich und ggf. noch ein außergewöhnliches Rahmenprogramm als Besuchermagnet sind hier nur einige Beispiele. Wie bereits in der Überschrift erwähnt – außer man gehört dem VW-Konzern an. Die FAZ betitelte die Messepräsenz von Volkswagen in einem Online-Artikel vom November 2015 als „Gute Zeiten, schlechte Zeiten“. Wo früher nacheinander hereinfahrende Autos bestaunt werden konnten, ist davon mittlerweile nur noch ein bescheidener Stand übrig, der um Himmels Willen kein einziges Dieselfahrzeug sehen lässt. Messe um jeden Preis? Sehen wir anders. Denn manchmal erfordern die Umstände eine Konzentration auf zunächst (!) weniger Öffentlichkeit und mehr internes Aufräumen und faktische Aufklärung. Es gibt natürlich noch weitere Negativbeispiele. Sie können aber als Hilfestellung verstanden werden, mit der man es selbst besser macht.

Ist die Messeplanung im Kasten, kann es losgehen mit der Vorbereitung. Die zielorientierte Marketing-Arbeit sollte definiert und alle verfügbaren Kanäle mit informativem und unterhaltsamem Inhalt bespielt sein. Jede für die Messe relevante Neuigkeit ist hier wichtig und sollte kommuniziert werden. Der neue „IT-Spezialist“ oder die Gestaltung eines Showrooms in der Eingangshalle des Unternehmens werden dabei oft vergessen. Der Messestand selbst sollte in der Qualität dem Angebot der realen Präsenz des Unternehmens entsprechen. Das bedeutet: Wer groß ist, darf sich nicht zu klein präsentieren. Wird hier am falschen Ende gespart, wirkt sich dies unmittelbar auf das Image des Unternehmens aus.

Ran an den Stand!
Der Messestand ist fertig, Marketing und Vertrieb haben im Vorfeld Kunden und Multiplikatoren umfassend informiert – es kann losgehen! Das Messeteam sprüht vor Charme, ist gut vorbereitet und beantwortet die Fragen der Besucher stets mit einem Lächeln im Gesicht. Im Anschluss an das Event sollte es selbstverständlich sein, die geknüpften Kontakte, Gespräche und Erfolge zu dokumentieren und den Standbesuchern ein nettes Dankeschön-Schreiben zukommen zu lassen. Alle Kontakte sollten dann kontinuierlich weiter gepflegt werden. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig: ob telefonisch, per E-Mail oder über die sozialen NetzwerkeIm besten Fall werden aus den Kontakten einer Messe langjährige Partnerschaften.

Hört sich nach einer Menge „Orgakram“ an? Ist es auch. Aber keine Sorge, für solche Fälle gibt es ja immer noch saalto. Wir übernehmen gerne.